1. Responsable del tratamiento
Titular: Jairo José Cotrina de la Cruz, profesional autónomo que opera con el nombre comercial Kota Labs. NIF: 47832195S. Ubicación: Barcelona (España). Correo de contacto: info@kotalabsia.com (asunto «Protección de datos»). Sitio web: kotalabsia.com.
Kota Labs está en proceso de constitución como sociedad limitada. Cuando la sociedad quede inscrita, pasará a ser la responsable de los tratamientos descritos en esta política y actualizaremos estos datos. Te informaremos si el cambio afecta a los tratamientos en curso.
2. Nuestros dos papeles: responsable y encargado
Kota es un software para empresas de reformas. Por eso tratamos datos personales en dos situaciones distintas, con responsabilidades distintas:
a) Kota como responsable del tratamiento
Cuando visitas kotalabsia.com, nos escribes, rellenas uno de nuestros formularios, nos llamas o contratas nuestro servicio, decidimos para qué y cómo se usan tus datos. Esta política explica esos tratamientos.
b) Kota como encargado del tratamiento
Cuando un profesional usa Kota (por ejemplo, integra nuestro formulario en su web o envía el enlace por WhatsApp), los datos que su cliente final introduce (nombre, email, teléfono, código postal, fotos de su vivienda, características de la reforma) se tratan por cuenta de ese profesional. En ese caso:
- El responsable del tratamiento es el profesional (la empresa de reformas, constructora o estudio) cuyo nombre aparece en el formulario y en la propuesta.
- Kota actúa como encargado del tratamiento (artículo 28 del RGPD): solo trata esos datos siguiendo las instrucciones del profesional y para prestarle el servicio, conforme al contrato de encargo firmado con él.
- La información sobre ese tratamiento y el ejercicio de derechos corresponden al profesional. Si nos llega una solicitud tuya sobre esos datos, se la trasladaremos y le ayudaremos a responderla.
El formulario de demostración que aparece en la página Producto no envía ni guarda ningún dato: es solo una muestra.
3. Qué datos tratamos, para qué y con qué base legal
| Origen | Datos | Finalidad | Base legal |
|---|---|---|---|
| Formulario «Pruébalo con una obra tuya» | Nombre, empresa, email, teléfono o WhatsApp, descripción de la obra y fotos o documentos que nos facilites | Preparar y enviarte un dossier de ejemplo personalizado y contactarte para presentártelo | Tu consentimiento (art. 6.1.a RGPD) y la aplicación de medidas precontractuales a tu petición (art. 6.1.b) |
| Formulario «Reserva tu plaza de fundador» | Nombre, empresa, email, teléfono, perfil profesional y volumen aproximado de presupuestos | Gestionar tu reserva, explicarte las condiciones y, en su caso, preparar la contratación | Medidas precontractuales a petición tuya (art. 6.1.b RGPD) |
| Correo, teléfono, WhatsApp o LinkedIn | Los datos que nos facilites al contactar | Atender tu consulta y darle seguimiento | Tu consentimiento (art. 6.1.a) y nuestro interés legítimo en responder (art. 6.1.f) |
| Clientes que contratan Kota | Datos de contacto de las personas de la empresa cliente, datos de facturación y de uso del servicio | Prestar el servicio, dar soporte, facturar y cumplir obligaciones legales | Ejecución del contrato (art. 6.1.b) y obligaciones legales fiscales y mercantiles (art. 6.1.c) |
| Fuentes públicas profesionales | Nombre, cargo, teléfono y email profesionales publicados por la empresa | Contactar con la empresa para presentarle Kota (ver apartado 4) | Interés legítimo (art. 6.1.f RGPD y art. 19 LOPDGDD) |
| Navegación por la web | Dirección IP y datos técnicos del navegador | Servir la web, mantener su seguridad y cargar las tipografías | Interés legítimo en el funcionamiento seguro de la web (art. 6.1.f) |
Los campos marcados con asterisco en los formularios son necesarios para atender tu solicitud. Si no los facilitas, no podremos gestionarla.
Datos de terceros. Si al describir una obra nos facilitas datos o fotos de un cliente tuyo, garantizas que puedes hacerlo y que le has informado. Te pedimos que envíes las fotos sin personas, sin documentos visibles y sin datos que permitan identificar a nadie; con la tipología, los metros y la zona es suficiente.
4. Contacto comercial con empresas
Para dar a conocer Kota, podemos contactar con empresas de reformas, constructoras, estudios de arquitectura y proveedores del sector usando los datos de contacto profesional que ellas mismas publican (su web, sus fichas de empresa o directorios profesionales). Tratamos esos datos solo para dirigirnos a la empresa por su actividad profesional, como permite el artículo 19 de la LOPDGDD.
- El primer contacto lo hacemos por teléfono al número profesional publicado por la empresa.
- No enviamos comunicaciones comerciales por correo electrónico, SMS, WhatsApp u otros medios electrónicos sin tu consentimiento previo, salvo que ya seas cliente y se trate de servicios similares a los contratados (artículo 21 de la Ley 34/2002, LSSI).
- En el primer contacto te diremos quiénes somos, de dónde hemos obtenido tus datos y cómo oponerte (artículo 14 del RGPD).
- Si nos dices que no quieres que te volvamos a contactar, dejaremos de hacerlo y conservaremos solo lo imprescindible para respetar tu decisión.
5. Uso de inteligencia artificial
Kota usa modelos de inteligencia artificial para generar estimaciones de presupuesto e imágenes del antes y el después a partir de las fotos y los datos de una obra. Si nos envías una obra para preparar tu dossier de ejemplo, esas fotos y datos se procesarán con estas herramientas.
Este proceso no toma decisiones con efectos jurídicos sobre ninguna persona ni la afecta de forma significativa (artículo 22 del RGPD). Las estimaciones son orientativas y el profesional siempre revisa, ajusta y valida el presupuesto antes de enviarlo a su cliente.
No usamos tus datos personales para entrenar modelos de inteligencia artificial. Trabajamos con las API comerciales de pago de nuestros proveedores de IA, cuyas condiciones no permiten usar los datos que les enviamos para entrenar sus modelos.
6. Proveedores y transferencias internacionales
No vendemos ni cedemos tus datos a terceros, salvo obligación legal. Para prestar el servicio nos apoyamos en proveedores que tratan datos por nuestra cuenta, con contrato de encargo del tratamiento:
- Alojamiento web y correo: IONOS (servidores en la Unión Europea).
- Gestión de formularios web: Formspree (Estados Unidos).
- Inteligencia artificial para texto y presupuestos: Anthropic (API de Claude, Estados Unidos).
- Inteligencia artificial para imágenes: Google (API de Gemini, modelo de imagen «Nano Banana», Estados Unidos).
- Tipografías de la web: Google Fonts (Google), que recibe la dirección IP del navegador al cargar la página.
- Herramientas de ofimática, almacenamiento y comunicación que usamos en el día a día.
Algunos de estos proveedores están en Estados Unidos. Solo trabajamos con ellos cuando la transferencia está amparada por una decisión de adecuación de la Comisión Europea (como el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU., si el proveedor está adherido) o por cláusulas contractuales tipo aprobadas por la Comisión (artículo 46 del RGPD). Puedes pedirnos más información en info@kotalabsia.com.
7. Durante cuánto tiempo conservamos los datos
- Solicitudes de dossier y reservas que no acaban en contratación: hasta 12 meses desde el último contacto.
- Fotos y documentación de obras enviadas para el dossier de ejemplo: hasta 6 meses desde su entrega, salvo que contrates el servicio o nos pidas antes su supresión.
- Clientes: mientras dure el contrato y, después, durante los plazos legales (6 años para la documentación mercantil y contable, y 4 años a efectos fiscales).
- Contacto comercial con empresas: hasta 12 meses sin respuesta o hasta que te opongas.
- Datos técnicos de navegación: el tiempo que los conserve el proveedor de alojamiento para seguridad, que no supera los plazos habituales de sus registros.
Pasados estos plazos, suprimimos los datos o los anonimizamos. Si hace falta conservarlos para atender posibles responsabilidades, los mantendremos bloqueados solo durante el plazo de prescripción.
8. Tus derechos
Puedes ejercer en cualquier momento tus derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación del tratamiento y portabilidad, y retirar tu consentimiento sin que afecte a los tratamientos anteriores. Escríbenos a info@kotalabsia.com con el asunto «Protección de datos», indicando qué derecho quieres ejercer. Si tenemos dudas razonables sobre tu identidad, podremos pedirte información adicional para confirmarla.
Te responderemos en el plazo de un mes. Si no quedas conforme, puedes presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es).
9. Seguridad
Aplicamos medidas técnicas y organizativas adecuadas al riesgo: conexión cifrada (HTTPS), accesos restringidos al personal que lo necesita, contraseñas robustas y proveedores con garantías de seguridad. Si se produjera una brecha de seguridad que afecte a tus datos, actuaremos conforme a los artículos 33 y 34 del RGPD.
10. Otras cuestiones
Menores. Kota es un servicio para profesionales. No está dirigido a menores de 14 años y no tratamos conscientemente sus datos.
Exactitud. Te pedimos que los datos que nos facilites sean veraces y que nos avises si cambian.
Cookies. Consulta nuestra política de cookies.
Cambios. Podemos actualizar esta política para adaptarla a cambios legales o del servicio. Publicaremos siempre la versión vigente en esta página, con su fecha de actualización.